How to Have Great Meetings: 10 Tips voor het voeren van Effectieve Vergaderingen

Heeft u ooit het gevoel dat u te veel vergaderingen heeft?

Of dat de vergaderingen die u heeft tijdverspilling zijn en niet productief?

De moderne werkomgeving is gebaseerd op open, snelle en soepele communicatie, waarbij vergaderingen vaak een centrale plaats innemen. Ze geven de status van het bedrijf weer, maken het mogelijk uw stem te laten horen, brengen belangrijke leiders op de hoogte & besluitvormers, en helpen bij de samenwerking en de besluitvorming.

In een ideale wereld zouden vergaderingen het werk dat je doet vooruit moeten helpen door de communicatie tussen teams en individuen en hun managers te vergemakkelijken. Maar vaak voelen ze alleen maar als tijdverspilling.

Volgens een onderzoek van Opinion Matters voor het Centre of Economics and Business Research besteedt de gemiddelde kantoormedewerker vier uur per week aan vergaderingen (10% van zijn tijd) – en beschouwt hij het grootste deel van die tijd als tijdverspilling.

Dit betekent dat als u meer uit uw vergaderingen wilt halen, meer of langere vergaderingen niet het antwoord zijn.

Dilbert - Effectieve vergaderingen houden

Verbeterde vergaderingen vergen gerichte inspanning

Om goede vergaderingen te hebben, moet je bewust zijn over hoe je je vergaderingen van begin tot eind leidt: voor de vergadering, tijdens, na, je vergaderstructuur, en de frequentie + hoeveelheid van hen.

Door terug te gaan naar de basis, kun je alle problemen zien die ervoor zorgen dat je vergaderingen anders uitpakken dan je had gehoopt.

En dat geldt meer dan ooit nu de COVID-pandemie al onze agenda’s overhoop gooit en ons dwingt tot allerlei ad-hoc aanpassingen. Helaas is een 1-op-1 omschakeling van een persoonlijke vergadering naar een videoconferentie niet altijd de beste oplossing, en door nog meer vergaderingen toe te voegen om het gebrek aan besprekingen op kantoor te compenseren, worden de problemen alleen maar groter.

Met dit alles in gedachten hebben we een verzameling van onze favoriete tips samengesteld om u te helpen betere vergaderingen te houden. Deze tips zullen u helpen om betere (en zelfs minder) vergaderingen te realiseren.

Er zijn veel manieren om de kwaliteit van uw vergaderingen te verbeteren, van elementaire best practices voor vergaderingen tot creatieve ideeën die hebben gewerkt voor andere geweldige bedrijven en die u met uw team kunt testen.

Later zullen we het hebben over enkele tips die specifiek zijn voor remote/COVID om effectieve vergaderingen te houden. Maar eerst volgen hier enkele algemene tips voor het houden van goede vergaderingen, ongeacht wanneer, waar of hoe u ze houdt.

Efficiënte vergaderingen voeren betekent aantekeningen maken

Neem goede aantekeningen

Aantekeningen maken klinkt misschien eenvoudig, maar het biedt een paar grote voordelen die gemakkelijk over het hoofd worden gezien.

Een van de belangrijkste is wat het maken van aantekeningen met je hersenen doet. Als je aantekeningen maakt, stimuleer je je hersenen om wat je hoort zo te organiseren dat je het begrijpt. Daardoor is de kans veel kleiner dat je iets belangrijks mist of dat je niet begrijpt wat er is gezegd.

Dat is echter niet de enige manier waarop het maken van aantekeningen u helpt meer uit uw vergaderingen te halen. Het maken van aantekeningen helpt ook:

  • Houdt bij wat er tijdens de vergadering is besproken, zodat u er later gemakkelijk naar kunt verwijzen
  • Geeft een goed voorbeeld voor uw team, dat u serieus neemt wat u bespreekt
  • Helpt uw geheugen te verbeteren van wat er is besproken

Zoals Andy Grove schreef in High Output Management:

“Net zo belangrijk is wat “het opschrijven” symboliseert…de handeling impliceert een verbintenis, zoals een handdruk, dat er iets zal worden gedaan.”

Aantekeningen maken is een eenvoudige handeling met een hoog rendement voor jou en je collega’s. En als je al aantekeningen maakt, zal de volgende tip je vergaderingen nog beter maken.

leidt effectieve vergaderingen zoals amazon met een agenda

Gebruik de Amazon-memo methode

Amazon CEO Jeff Bezos is vrij beroemd vanwege zijn verbod op PowerPoint-dia’s tijdens vergaderingen bij Amazon, Hij zei dat het “waarschijnlijk het slimste was wat we ooit hebben gedaan.”

Wat velen echter niet weten, is waar hij die praktijk door heeft vervangen. Enter: de vooraf opgestelde briefing.

Bij Amazon begint elke vergadering met het in stilte lezen door alle deelnemers van een “zes pagina’s tellend, verhalend gestructureerd memo”, voordat de discussie begint.

“bedoeld om de context te scheppen voor wat dan een goede discussie zal zijn,” zegt Bezos. Deelnemers aan de vergadering worden aangemoedigd om aantekeningen te maken en de memo te bespreken als iedereen klaar is met lezen.

Deze memo’s dienen een paar belangrijke doelen:

  • Iedereen is op een gelijk speelveld, begrijpt de context en achtergrond van uw vergadering.
  • Het doel van de vergadering is duidelijk en expliciet, zodat de vergadering noodzakelijk is.
  • Door ze in de vergadering voor te lezen, zorgt u ervoor dat iedereen ze heeft gelezen, zelfs als een van uw aanwezigen een leidinggevende is in tientallen vergaderingen per week.

Naast deze voordelen voor de vergaderplatforms, helpt het ook de organisator van de vergadering. Het dwingt degene die de memo schrijft om zijn gedachten te verduidelijken, want Bezos moedigt medewerkers aan om vooraf feedback te krijgen op hun memo’s en om veel moeite te doen om ze te maken.

Hier is een voorbeeld van een aantal van die regels (oorspronkelijk gepost door Amazon’s @captaindanny10):

Leidt effectieve vergaderingen zoals amazon met hun memo-tips

Als een bedrijf dat nu meer dan 25 jaar oud is, is het niet verwonderlijk dat Amazon een aantal richtlijnen heeft opgesteld om deze memo’s te verbeteren en hun teamleden te begeleiden, die jij ook kunt gebruiken.

Als je de zoveelste vergadering vol Powerpoint-dia’s beu bent, is een memo misschien iets voor jou om te proberen.

Definieer het doel van de vergadering. Maak een lijst van de agenda, indien nodig. Vermeld een rol voor elke persoon die de vergadering bijwoont. Zorg voor een samenvatting vooraf die iedereen de achtergrond geeft die nodig is om zijn rol te vervullen.

– Masker-dragende Marcus Detry (@MarcusDetry) 20 december 2019

Heb altijd een agenda

Bij terugkerende vergaderingen is het makkelijk om in de valkuil te stappen van vergaderen voor de gewoonte, zonder een duidelijk doel of resultaat voor de vergadering.

Dit geldt vooral voor vergaderingen op afstand, waar het gemakkelijk kan zijn om over onderwerpen heen te dwalen, te lang door te gaan, of een vergadering te hebben die de geïnvesteerde tijd niet echt rechtvaardigt.

Dit is de reden waarom de CEO van Gitlab letterlijk elke vergadering zonder een vaste agenda annuleert:

“Als er geen agenda aan een vergadering is gekoppeld, neem ik deel aan de vergadering en sluit ik deze een minuut van tevoren af. En ik verwacht dat iedereen in het bedrijf hetzelfde doet.” – Sid Sijbrandij, CEO, GitLab

Dit soort voorbeeldig leiderschap is een geweldige manier om te benadrukken hoe belangrijk het is om elke vergadering goed voor te bereiden, of dat nu met een agenda of een memo is.

Eenvoudige vragen, belangrijke antwoorden

Met dit in gedachten, is het een gezonde oefening om deze vragen te stellen voor elke vergadering waar je bij betrokken bent:

  • Heb je een duidelijke agenda voor deze vergadering?
  • Weten uw mede-deelnemers wat ze kunnen verwachten?
  • Welke besluiten of resultaten worden van deze vergadering verwacht?

Dit lijken misschien voor de hand liggende vragen, maar in elk bedrijf waar ik ooit heb gewerkt, zijn er vergaderingen geweest zonder agenda, en met slecht gedefinieerde doelen. Het zal je niet verbazen dat dit de minst productieve en meest verkwistende vergaderingen waren.

Maak er een punt van dat jij of iemand in je team een agenda opstelt voor elke vergadering en je zorgt ervoor dat elke vergadering begint met een goede basis en een goed doel.

Verder lezen:

  1. Waarom je een-op-een een vergaderagenda nodig hebt (+ ze geweldig maken)
Het leiden van effectieve vergaderingen betekent dat je je moet houden aan de 2-pizzaregel

Houd de “2-pizzaregel”

Hoe groter een team wordt, hoe moeilijker het is om het te managen. De communicatielijnen groeien geometrisch naarmate je team groter wordt:

Een soortgelijk effect treedt op bij vergaderingen, waar het met elke persoon die je toevoegt aan de vergadering steeds moeilijker wordt om tot een zinvolle beslissing te komen of ergens vooruitgang in te boeken.

Het kan ook veel tijd en geld verspillen, als je kijkt naar de verspilde salarissen van iedereen in een vergadering.

Jeff Bezos gebruikt om deze redenen wat hij noemt de “2 Pizza Regel”. Het basisidee is om nooit meer mensen in een vergadering te hebben dan wat twee pizza’s kunnen voeden. Een pizza van gemiddelde grootte wordt meestal in acht stukken gesneden, en bij een redelijke hoeveelheid van twee stukken per persoon, zijn dat acht mensen.

Meer dan acht mensen en de communicatie loopt spaak, vergaderingen duren te lang, mensen raken gefrustreerd omdat ze niet altijd betrokken zijn, en uiteindelijk verspil je veel tijd. Het risico dat je moeite hebt om een vergaderruimte te vinden die groot genoeg is, of dat je problemen krijgt met het bellen tijdens een videoconferentie, is dan ook veel groter.

Daarom moet je je bij het plannen van een vergadering deze vragen stellen:

  • Wie moet hier echt bij zijn?
  • Wie kan gewoon worden bijgepraat over wat er is gebeurd, maar hoeft hier niet bij te zijn?
  • Is er iemand uitgenodigd voor deze vergadering die hier niet echt bij hoeft te zijn?

Een beetje discipline bij de uitnodigingen voor je vergaderingen kan de kwaliteit ervan al een heel eind verbeteren.

Effectieve vergaderingen leiden betekent terugkerende

Heb een Armeetingeddon

Volgens een Inc. was het zo dat Dropbox-technici rond 2013 meer dan de helft van hun tijd kwijt waren aan vergaderen in vergaderzalen.

Werknemers klaagden dat er te veel vergaderingen waren, dat ze te druk waren (vaak met mensen die er niet hoefden te zijn), en dat veel vergaderingen geen echt doel hadden.

Als reactie daarop reageerde de Dropbox-leiding met een bedrijfsbrede e-mail met de titel: “Armeetingeddon is geland.”

Ze annuleerden twee volle weken lang alle terugkerende vergaderingen voor alle teams. Gedurende die tijd vroegen ze leiders en teamleden om te overwegen of het zinvol was om elke individuele terugkerende vergadering weer in te voeren of niet, zodra de periode van twee weken voorbij was.

Net als het wieden van een tuin, of het snoeien van een boom, hebben ze sindsdien het proces semi-regelmatig herhaald. Dit voorkomt dat het oorspronkelijke probleem zich ooit nog voordoet.

Als je het gevoel hebt dat je veel te veel vergaderingen hebt, overweeg dan een Ameetingeddon voor jou en je team. Door alle terugkerende vergaderingen te schrappen, dwingt u elke vergadering met een frisse blik te heroverwegen. U vermijdt ook het momentum van het reeds gepland zijn en denken, “We kunnen net zo goed afspreken…”

het voeren van effectieve vergaderingen betekent eindigen als ze voorbij zijn's over

Wrap wanneer de vergadering is afgelopen, niet de tijd.

Een van de meest voorkomende problemen waar teams tijdens vergaderingen tegenaan lopen, is dat de geplande tijd wordt opgebruikt en soms zelfs wordt overschreden, zonder dat er iets wordt bereikt. De presentatie of discussie sleept zich voort zonder een duidelijke richting aan te geven, of onderwerpen die buiten de oorspronkelijke scope van de vergadering vallen, sluipen binnen om extra tijd te vullen.

Als je niet aan een vergadering begint met een resultaat voor ogen, hoe kun je dan weten wanneer de vergadering klaar is? Daarom hebben we het gehad over het belang van een agenda.

Toch, zelfs met een sterke verklaring van de doelen van de vergadering, is het gemakkelijk om in de val te trappen van “de tijd benutten terwijl iedereen hier is”.

Als het doel van een vergadering is om een beslissing te nemen of iets te bereiken, moet de vergadering dan niet eindigen als je die beslissing hebt genomen of die taak hebt voltooid?

Als je elke vergadering ingaat met een doel of resultaat, moet je afronden wanneer de vergadering eindigt, niet wanneer de tijd om is, zoals ik in een recent podcastinterview met WovenTeams heb gezegd.

Als je probeert het belang van voorbereiding en het doel van je vergaderingen te benadrukken, dan werkt het totaal averechts als je er andere onderwerpen tussendoor laat glippen; het creëert mogelijkheden om onvoorbereide onderwerpen te gaan bespreken, of het verspilt gewoon de tijd van iedereen die beter aan andere dingen besteed zou kunnen worden.

Zoals het afsluiten van een vergadering zonder agenda het belang van voorbereiding en planning voor een vergadering aantoont, zo geeft het vroegtijdig beëindigen omdat het doel van de vergadering is bereikt aan je team aan dat focus belangrijk is, en dat ieders tijd waardevol is.

effectieve vergaderingen betekent duidelijke follow-ups

Post-vergadering: Stuur iedereen een samenvatting en bruikbare punten

Een belangrijk aspect van goede vergaderingen is wat je doet nadat de vergadering is afgelopen.

Als je bent begonnen met het regelmatig maken van aantekeningen, zoals ik in punt 1 heb voorgesteld, heb je een goede start gemaakt. Dat geeft je iets om op terug te kijken en je te herinneren wat je hebt besproken, en het kan je zelfs helpen bij het nemen van beslissingen, omdat je een duidelijker beeld hebt van hoe de dingen vorderen.

Maar laat het daar niet bij. U wilt dit voordeel ook onder uw team verspreiden. Laat u of een ander teamlid daarom na elke vergadering een samenvatting van die vergadering, actiegerichte punten en andere opmerkelijke zaken naar alle aanwezigen sturen.

Dit helpt om de onderwerpen die tijdens de vergadering zijn besproken verder uit te werken door aan te geven welke acties er na de vergadering moeten worden ondernomen. Het heeft geen zin om een besluit te nemen en er vervolgens niets mee te doen; in feite is dat precies de manier waarop je eindigt met een reeks vergaderingen die aanvoelen als een kapotte plaat.

Maak duidelijk wat er moet gebeuren en wie wat wanneer moet doen. Dan wordt het ook veel duidelijker wanneer een volgende vergadering echt moet zijn, in plaats van willekeurig elke week te vergaderen.

Plus, zoals Andy Cook, medeoprichter van Tettra, aangeeft, het kan ook worden gebruikt om mensen te helpen die de vergadering hebben gemist of later moeten worden geïnformeerd:

21/ Het hebben van een archief van bijna elke discussie, beslissing en document is enorm waardevol geweest in de loop der jaren. We hebben nu historische context van alles wat we hebben gedaan om betere beslissingen voor de toekomst te kunnen nemen.

– Andy Cook (@AndyGCook) 8 januari 2020

Dit is vooral nu relevant vanwege COVID en het feit dat iedereen op afstand werkt.

Asynchrone communicatie is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte blijft en de communicatie soepel verloopt; je kunt niet snel een overzicht geven aan een collega in je kantoor die niet bij een vergadering was, maar toevallig naast je zit. Maar je kunt wel vergadernotities delen, die iedereen altijd en overal kan bekijken.

Over op afstand werken gesproken…

effectieve vergaderingen op afstand

Leiden van effectieve vergaderingen bij het managen van teams op afstand

Het is op dit moment onmogelijk om over betere vergaderingen te praten zonder de olifant in de kamer te erkennen: COVID.

De realiteit is dat voor de meeste teams hun typische vergaderstructuur op zijn kop is gezet als gevolg van de pandemie.

Hoewel algemene vergadertips zoals hierboven nog steeds super nuttig zijn en over het algemeen van toepassing, zijn ze niet genoeg als je probeert het meeste te halen uit je nieuwe vergaderstructuur op afstand.

Veel teams vergaderen meer om de verloren kantoorpraatjes in te halen, om er vervolgens achter te komen dat ze uitgeput raken, omdat videogesprekken niet zo stimulerend zijn als vergaderingen in persoon.

Bijkomend bij deze uitdagingen is dat veel teams overbelast zijn door ontslagen en herstructureringen, waardoor er meer op ieders bordje komt te liggen. En voor managers als u is het niet langer mogelijk om op kantoor rond te lopen om te zien hoe het met uw team gaat of om even snel een praatje te maken aan hun bureau.

Wat kunt u daaraan doen? Er is geen eenvoudige oplossing, maar hier volgen enkele tips om de kwaliteit van uw vergaderingen op afstand te helpen verbeteren:

19/ We hebben wel vergaderingen, maar die zijn een laatste redmiddel en vrij onregelmatig:
– Wekelijkse teamvergadering om in te checken en successen te delen
– Maandelijkse vergadering om de voortgang naar doelen te bespreken
– Kleine vergaderingen hier en daar als dat nodig is

– Andy Cook (@AndyGCook) 8 januari 2020

Gebruik meer asynchrone communicatie (AKA – “Moet deze vergadering een e-mail zijn?”

Als het gaat om het managen op afstand, is asynchrone communicatie essentieel. Je kunt niet via videoconferentie iedereen op de hoogte houden.

Niet alleen is dat vermoeiend en tijdrovend, maar het eindigt ook in het veranderen van ieders agenda in alleen maar vergaderingen. Hoe kan iemand iets gedaan krijgen als zijn agenda gevuld is met groepsvergaderingen en een miljoen ad-hocvergaderingen?

Effectieve vergaderingen houden in dat sommige gewoon e-mails moeten zijn

Heb je die vergadering echt nodig?

Je weet dat je op kantoor wel eens een collega aanspreekt of tegen het lijf loopt in de gang om hem of haar even snel op de hoogte te brengen? De verleiding kan groot zijn om daarvoor in de plaats een vergadering te plannen.

Het probleem is dat zo’n gesprekje van 5 minuten vaak uitmondt in een vergadering van 30-60 minuten. Al snel vullen je “geplande serendipiteits”-meetings je hele werkdag.

Daarom moet je nadenken over andere manieren van communiceren dan vergaderingen. Vraag jezelf af:

  • Als het op tijd moet zijn, zou een Slack of MS Teams chat het grootste deel kunnen afhandelen?
  • Als het niet super tijdgevoelig is, zou ik ze dan een snelle e-mail kunnen sturen om ze bij te praten?
  • Voor grotere beslissingen en updates, zou een Google Doc of ander systeem met samenwerkings-, commentaar-, en bewerkingsfuncties de informatie beter kunnen overbrengen?

Het mooie van al deze opties is dat ze allemaal asynchroon zijn; dit betekent dat je collega niet op precies hetzelfde moment als jij de tijd heeft om te controleren, focussen en reageren. Dit kan leiden tot meer doordachte antwoorden, en meer grondige reacties.

Met COVID proberen veel ouders voor hun kinderen te zorgen en te werken, en sommigen moeten misschien voor zieke dierbaren zorgen. Het kan enorm nuttig voor hen zijn om te weten dat ze iets kunnen doornemen op een moment dat ze zich rustig kunnen concentreren, in plaats van tientallen telefoontjes gedurende de dag te moeten plegen.

Op afstand effectief vergaderen is nog lastiger

Wie moet hier zijn? Wie niet?

Het kan verleidelijk zijn om iedereen uit te nodigen die ook maar een beetje interesse heeft in of betrokken is bij een project. Je wilt tenslotte niet dat iemand zich buitengesloten voelt…toch?

De betere zet is om de vraag te stellen: Wie moet hier zijn?

Dat betekent dat je moet weten wie de belangrijkste deelnemers aan de vergadering zijn en hen moet uitnodigen.

Daarna, voor al die mensen die er baat bij zouden kunnen hebben om van de bijeenkomst op de hoogte te zijn, maak je hun uitnodiging optioneel, of nog beter, nodig ze niet uit, maar maak je een lijst. Naar die lijst stuur je dan je memo en vergadernotities, zodat ze op de hoogte zijn van wat er speelt, zonder dat ze aan de vergadering hoeven deel te nemen.

Dit kan ook op kantoor, maar wordt op afstand nog belangrijker:

  • Hoe groter de groep, hoe moeilijker het is om iedereen aan het woord te laten komen en te voorkomen dat mensen over elkaar heen praten.
  • Met veel mensen aan de lijn, stijgt de kans op technische problemen snel.
  • De planning wordt steeds moeilijker met meer genodigden, vooral als sommige van uw teamleden hun werkschema’s om persoonlijke redenen hebben moeten aanpassen.

Door zorgvuldig te zijn in wie u uitnodigt voor uw vergaderingen op afstand, kunt u de kwaliteit ervan verbeteren omdat de aanwezigen meer tijd zullen hebben om deel te nemen, en degenen die er niet hoeven te zijn, kunnen krijgen wat ze nodig hebben zonder aanwezig te zijn.

leiden van effectieve vergaderingen dilbert maker manager

Herinner het Maker vs. Manager schema

Een teveel aan vergaderingen kan een groot probleem zijn, vooral als teams op afstand het gebrek aan gesprekken op kantoor proberen te compenseren. Maar zelfs als je denkt dat je het aantal vergaderingen onder controle hebt, kun je nog steeds problemen creëren voor je team.

Makers hebben focustijd nodig.

Het schema van een manager is vrij eenvoudig te begrijpen: je hebt discrete blokken tijd, vaak 30-60 minuten per keer waarin je grotendeels in vergaderingen zit of kleine taken uitvoert, zoals e-mailen of het bewerken van een presentatie.

Makers hebben echter heel andere roosters. Paul Graham, medeoprichter van startup-accelerator Y Combinator, beschrijft het goed in zijn essay, “Maker’s schedule, Manager’s schedule”:

Wanneer je werkt volgens het schema van de maker, zijn vergaderingen een ramp. Een enkele vergadering kan een hele middag verknallen, door hem op te breken in twee stukken die elk te klein zijn om iets moeilijks in te doen.

…Voor iemand die volgens het schema van de maker werkt, is het hebben van een vergadering als het gooien van een uitzondering. Het zorgt er niet alleen voor dat je van de ene taak naar de andere overschakelt; het verandert de modus waarin je werkt.”

Dat “snelle telefoontje voor het team om af te stemmen” lijkt misschien makkelijk aan je agenda toe te voegen, maar als je het op het verkeerde moment inplant, kun je de productiviteit van je hele team saboteren.

Elk soort diep, creatief werk vereist een aanhoudende focus gedurende meerdere, ononderbroken uren. Het kost tijd om op te warmen, je geest op de taak te richten en echt “in de zone” te komen.

Met COVID-quarantaine kan het om allerlei redenen al veel moeilijker zijn om in die focus te komen. Daarom is het des te schadelijker als je hun beste tijd voor geconcentreerd werk onderbreekt.

Om de werkuren van uw team te maximaliseren ondanks het feit dat ze op afstand werken:

  • Minimaliseer het totale aantal vergaderingen dat u hen vraagt bij te wonen.
  • Geef updates, notities en details voor vergaderingen die ze willen bijwonen, maar die ze niet hoeven bij te wonen.
  • Rooster vergaderingen die ze wel moeten bijwonen buiten hun grootste blokken van ononderbroken werktijd.

Met deze kleine aanpassingen en een beetje vooruit plannen om rekening te houden met de werktijden van de makers, kunt u de productiviteit en de kwaliteit van het werk van velen in uw team drastisch verbeteren.

Probeer Lighthouse 21 dagen gratis uit.

Verder leesvoer voor het verbeteren van uw vergaderingen op afstand:

  1. Meer advies over effectieve asynchrone communicatie van een ervaren telewerker
  2. 3 sleutels om uw team te helpen goed over te stappen op telewerken
  3. 11 essentiële Tips om werknemers op afstand effectief te managen

Breng het beste uit elke vergadering

Regaderingen moeten niet als een noodzakelijk kwaad worden gezien. Als ze goed worden uitgevoerd, kunnen ze effectief, stimulerend en besluitvaardig zijn.

Elke vergadering moet een doel hebben en een resultaat dat u wilt bereiken, en u moet er alles aan doen om dat te bereiken (en niet meer).

Om dit vergadernirvana te bereiken:

  • Voorbereid elke vergadering voor met een korte samenvatting die helpt de vergadering in de juiste context te plaatsen en iedereen op één lijn te krijgen
  • Wees bewust over wie u uitnodigt
  • Maak aantekeningen en deel ze met degenen die er baat bij hebben
  • Houd de 2 pizzaregel in gedachten en probeer de omvang van uw vergaderingen laag te houden
  • Stuur na afloop een samenvatting die de uitkomst en eventuele bruikbare punten helpt verduidelijken
  • Respecteer de werktijd van uw teamleden en laat geen enkele vergadering langer duren, of vaker, dan nodig is.

Hoewel elk team anders is, is het belangrijk om een aantal van deze benaderingen uit te proberen. Pas ze aan aan wat volgens jou past bij de cultuur en omstandigheden van je team en bedrijf.

Welke tactiek u ook gebruikt, het belangrijkste is dat u elke stap in het proces bewust uitvoert, inclusief:

  • Voorbereiding en voorbereiding
  • Het hebben van een duidelijk doel en structuur tijdens de vergadering
  • Het samenvatten van elke vergadering, zodat uw team op dezelfde pagina begint en eindigt
  • Het nadenken over hoe uw team communiceert en hoe dat de kwantiteit en kwaliteit van uw vergaderingen beïnvloedt

Gebruik deze tips om te beginnen met het hebben van betere vergaderingen, of je nu op afstand of in persoon vergadert, en bekijk enkele van onze andere gidsen voor meer informatie over hoe je een goede manager wordt:

  1. Een-op-een-vergaderingen: The Only Guide Managers Need
  2. How to Help Your Team Avoid Employee Burnout during COVID
  3. Leading Happy Teams: 5 manieren om je team gelukkig te houden in een recessie
  4. Hoe word ik manager: Een gids voor aspirant-leidinggevenden
  5. De ultieme gids voor lof op de werkplek: Hoe je positiever kunt zijn op het werk en meer complimenten kunt geven om je team te motiveren
Dilbert - Effectieve vergaderingen houden

Ergens iets geleerd vandaag? Deel het zodat je vrienden het ook kunnen:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *